مبادئ إنشاء وإدارة المشروع والمؤسسة
تستعرض المحاضرة مبادئ تنظيم المشروع والمؤسسة. تشمل العناصر الأساسية: القيادة، الفريق، العمليات، والوظائف.
رئاسة المشروع والهيكل الإداري
رئيس المشروع
- المعرفة التقنية والعملية
- مهارات القيادة والإدارة
- المرونة والقابلية للتكيف
- التواصل الفعال
- إدارة الوقت وتنظيم الأولويات
- إدارة المخاطر
- مهارات حل المشكلات
- التفكير الاستراتيجي
- التفاوض وحل النزاعات
الهيكل الإداري للمؤسسة
- الوضوح في تحديد الأدوار
- التدرج الوظيفي والسلطة
- الكفاءة في توزيع الموارد
- التخصص وتقسيم العمل
- القيادة الفعّالة
- التكامل بين الأقسام
- تحفيز الإبداع والابتكار
مدير المشروع يركز على هدف فريد ضمن قيود محددة. المدير الإداري يركز على الاستدامة والعمليات المتكررة.
فرق العمل في المشروع والمؤسسة
1
الالتزام الزمني
المشروع: أعضاء مؤقتون لفترة محددة.
المؤسسة: وظائف دائمة وأداء مستقر.
2
التخصص والمهارات
المشروع: تنوع المهارات وتكامل العمل.
المؤسسة: خبرة تخصصية عميقة.
3
المرونة والتكيف
المشروع: مرونة عالية للتغييرات السريعة.
المؤسسة: تكيف تدريجي ومدروس.
4
إدارة الوقت
المشروع: إدارة فعالة وفق الجدول الزمني.
المؤسسة: أهداف يومية وأسبوعية.
فريق المشروع مؤقت يهدف لنتيجة فريدة. فريق المؤسسة دائم ومستقر.
عمليات المشروع: المراحل الخمس
البدء
تحديد الفكرة وتوثيقها. إعداد ميثاق المشروع وتعيين المدير.
التخطيط
وضع خطة تفصيلية. تحديد الجداول والميزانية والمخاطر.
التنفيذ
تنسيق الجهود وتوجيه الفريق. تنفيذ المنتج أو الخدمة.
المراقبة
تتبع الجودة والمعايير. إجراء تعديلات وتقييم المخاطر.
الإغلاق
مراجعة النتائج وتوثيق الإنجازات. إغلاق العقود والتسليم.
منهجيات إدارة المشروع
المنهجية التنبؤية (Waterfall)
منهجية تقليدية بتتابع خطي. إكمال كل مرحلة قبل التالية.
- مناسبة للمشاريع الواضحة
- التغيير محدود جداً
- تخطيط مسبق كامل
المنهجية التكيفية (Agile)
منهجية حديثة تعتمد التكرار والتسليم التدريجي.
- دورات قصيرة ومتكررة
- تغذية راجعة مستمرة
- مناسبة للمشاريع الغامضة
- التغيير جزء من التطوير
عمليات المؤسسة الإنتاجية
الإنتاج
تحويل المواد الخام إلى منتجات نهائية.
التوزيع
نقل المنتجات من الإنتاج إلى الأسواق.
الموارد البشرية
إدارة التوظيف والتدريب والأداء.
التمويل
إدارة الموارد المالية والميزانيات.
التسويق
الترويج وزيادة الوعي بالمنتجات.
البحث والتطوير
تطوير منتجات جديدة وتحسين الحالية.
تتداخل هذه العمليات وتؤثر على بعضها. إدارتها بفعالية تحسن الإنتاجية والقدرة التنافسية.
وظائف إدارة المشروع
إدارة النطاق
تحديد وتوثيق ما يجب تنفيذه. تجنب التوسع غير المخطط.
إدارة الوقت
ضمان تنفيذ المهام ضمن الجدول الزمني. متابعة التقدم والتعديلات.
إدارة الجودة
ضمان تلبية معايير الجودة المطلوبة. اختبارات وفحوصات مستمرة.
إدارة التكلفة
تنفيذ المشروع ضمن الميزانية. مراقبة الإنفاق والتعديلات.
إدارة الموارد البشرية
تنظيم جهود الفريق. توزيع الأدوار والتدريب.
إدارة المخاطر
تحديد وتقييم المخاطر المحتملة. وضع استراتيجيات استباقية.
وظائف المشروع محددة بوقت وتركز على التنفيذ. تجيب على من يقوم بالمهمة المطلوبة.
وظائف الإدارة في المؤسسة
01
التخطيط
تحديد الأهداف ووضع الاستراتيجيات. التنبؤ بالموارد والتكاليف والوقت.
02
التنظيم
توزيع الموارد والمهام. تحديد الهيكل التنظيمي ومستويات السلطة.
03
التوجيه
توجيه الأفراد وتحفيزهم. تقديم إرشادات واضحة وتحسين التواصل.
04
الرقابة
متابعة الأداء ومقارنته بالأهداف. اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة.
وظائف المؤسسة دائمة وتركز على تنظيم الموارد. تحقق الأهداف العامة للمؤسسة.
الفرق بين وظائف المشروع والمؤسسة
وظائف المشروع
- محددة بوقت معين
- تركز على تنفيذ المشروع
- مسؤوليات تخصصية
- تجيب على "من يقوم بالمهمة"
- مؤقتة تنتهي بانتهاء المشروع
وظائف المؤسسة
- دائمة ومستمرة
- تركز على تنظيم الموارد
- توجيه لتحقيق الأهداف
- تجيب على "كيف تدار المؤسسة"
- مستدامة بغض النظر عن المشاريع
المؤسسة الريادية مقابل غير الريادية
المؤسسة الريادية
العمليات:
- المرونة والابتكار والتجريب
- التكيف السريع مع السوق
- عمليات بسيطة في البداية
- التركيز على النمو السريع
الوظائف:
- تخطيط استراتيجي مرن
- إدارة موارد محدودة
- تحفيز كبير للابتكار
- بيئة غير مستقرة عالية المخاطر
المؤسسة غير الريادية
العمليات:
- عمليات منضبطة ورسمية
- استدامة التشغيل والكفاءة
- تحسين مستمر للعمليات الحالية
- إجراءات وسياسات ثابتة
الوظائف:
- أساليب إدارة تقليدية
- أنظمة محددة لقياس الأداء
- تدريب ضمن إطار ثابت
- بيئة مستقرة نسبياً
الريادية تتميز بالمرونة والابتكار. غير الريادية تركز على الاستقرار والكفاءة.